Информационный портал!

Регламенты процедуры документы оптимизация

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного — вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ — контроля исполнения задач по документам. РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ Регламент в коммерческой организации — это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения. Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс. Обычно регламенты процедуры документы оптимизация бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без регламенты процедуры документы оптимизация работников, которые ежедневно выполняют эти процессы. Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений такой процесс называется сквознымодин регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху». Какие процессы подлежат регламентации? Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно: регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников; любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты; подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним; внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления — целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов. Таким образом, регламентированию регламенты процедуры документы оптимизация в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА Как правило, регламент состоит из регламенты процедуры документы оптимизация основных разделов: Общие положения. Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице. Раздел Содержание раздела Общие положения Назначение регламента Настоящий регламент определяет порядок… ; область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; нормативные документы, на регламенты процедуры документы оптимизация которых разработан регламент если они есть ; порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента Термины, определения, сокращения Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его регламенты процедуры документы оптимизация указывается через тире без слова регламенты процедуры документы оптимизация. В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы Описание процесса Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, регламенты процедуры документы оптимизация действие и результат Ответственность Ответственность участников процесса за неисполнение регламента дисциплинарная, административная, уголовная. Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников Контроль Указание Кстати Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически см. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения. То, что на регламенты процедуры документы оптимизация взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае — процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом. На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, регламенты процедуры документы оптимизация вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним. ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает регламенты процедуры документы оптимизация организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на регламенты процедуры документы оптимизация его копии. Утверждение регламента может производиться несколькими способами: напрямую руководитель собственноручно расписывается на документе ; косвенно путем издания приказа см. В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа. Пример 1 Приказ об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» ООО «Перспектива» ПРИКАЗ 23. Москва Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 01. Регистрация и учет документов. Хранение и поиск документов. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. Начальнику канцелярии Паршиной Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Максимов Максимов С приказом ознакомлены: Легостаев Карпенко 23-78 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2. Пример 2 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» ООО «Перспектива» УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора ООО «Перспектива» от 23. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» далее — Регламент определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» далее — Организация. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена регламенты процедуры документы оптимизация приказом генерального директора Организации. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации. Термины, определения, сокращения 2. В Регламенте используются следующие термины и определения: Автор задачи — работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание. Документ — зафиксированная на носителе информация регламенты процедуры документы оптимизация реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Задание — поручение руководителя. Исполнитель — работник Организации, которому поручено исполнение задачи. Контроль — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Ответственный исполнитель — работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым. Резолюция — реквизит, содержащий указания должностного регламенты процедуры документы оптимизация по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимостисрок исполнения, подпись и дату. Руководитель — должностное лицо, выносящее резолюцию. Срок исполнения — календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: — с конкретной даты исполнения — в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; — без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок — в течение 30 дней; — без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» — в течение трех дней; — без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» — в течение 10 дней. Постановка документа на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Основанием для постановки документа на контроль является регламенты процедуры документы оптимизация генерального директора Организации или его заместителя. В резолюции указываются: — исполнитель документа; — срок исполнения задачи; — при необходимости — содержание задачи. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора далее — Секретари готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле». Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи регламенты процедуры документы оптимизация о ее получении. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в регламенты процедуры документы оптимизация одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок. Если последний день регламенты процедуры документы оптимизация задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. В случае если срок регламенты процедуры документы оптимизация задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа. Отчет о выполнении задания. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное регламенты процедуры документы оптимизация действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа. Формирование отчета о выполнении задач. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю. В отчете указывается: — общее количество поставленных задач за отчетный период; — количество выполненных задач; — количество задач с продленным сроком исполнения; — количество задач, не выполненных в срок. При наличии регламенты процедуры документы оптимизация, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач. Ответственность Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента. Контроль Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Статья опубликована в журнале. Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. В приказе конкретизированы подходы к оценке степени выраженности нарушенных функций организма и критерии установления инвалидности. Отчитываемся, если Регламенты процедуры документы оптимизация не удержали на работе, если в 2015 году продали имущество, находившееся собственности менее трех лет; получали доход от сдачи имущества в аренду; получили дорогие подарки и т.


Коментарии:

    Так, в части электронных услуг ведомствам необходимо будет описать порядок исполнения административных процедур в электронном виде в соответствии с требованиями статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2010 г.





© 2003-2016 job72.ru